O primeiro passo para a captação de recursos é estruturar os projetos estratégicos da APAE Nova Friburgo. Nesse sentido, o Banco de Projetos é uma iniciativa da Administração e da Equipe Técnica da APAE e suas coordenações, que tem como objetivo reunir as principais demandas para captação de recursos , estruturadas que aborda os principais pontos do planejamento de um projeto, bem como as informações necessárias para celebração de convênios e outros instrumentos congêneres junto aos mais diversos tipos de concedentes.

O Banco de Projetos faz uso da metodologia do Marco Lógico, que é uma ferramenta empregada para facilitar a elaboração dos projetos, propiciando a definição de uma lógica de intervenção clara e bem estruturada. Para isso, é definido o objetivo geral do projeto alinhado à missão de cada órgão, o propósito – objetivo geral específico do projeto -, as entregas a serem realizadas e as atividades necessárias para o alcance de seu escopo. Além disso, a metodologia propõe a especificação de indicadores, metas, meios de verificação e critérios de aceitação para cada ponto destacado no Quadro Lógico, com a finalidade de mensurar o alcance do projeto proposto. Na Matriz do Marco Lógico também são dispostas as premissas, isto é, fatores que são tomados como verdadeiros para que os objetivos e entregas aconteçam conforme o planejado.

Fazendo a elaboração de projetos, as coordenações são guiadas a realizar uma avalição prévia de seus projetos antes de aplicá-los para qualquer oportunidade de captação de recurso disponível. Dessa forma, espera-se que a instituiçõe possa refletir sobre todos os pontos que abrangem a execução das propostas, a fim de identificar possíveis falhas ou dificuldades a serem enfrentadas no processo, compreender outras questões que devem ser abordadas simultaneamente aos projetos pensados para assegurar que os objetivos gerais das entidades sejam atingidos, além de criar uma estrutura sólida para o futuro acompanhamento e avaliação da execução das iniciativas. Ou seja, em conjunto, as informações construídas irão auxiliar no planejamento, execução, monitoramento e avaliação dos projetos elaborados.

A ferramenta no qual é definido o objeto do projeto, justificada sua relevância, bem como mencionados os municípios ou regiões a serem beneficiados com o projeto. Deve ser demonstrada a capacidade técnica e gerencial do proponente em executar o plano, as dotações orçamentárias da contrapartida de execução dos recursos do projeto, bem como a sustentabilidade do plano em questão, informando sobre os custos de manutenção futura – e como custeá-los -, e a destinação dos bens a serem adquiridos.

Em adição a isso, outros itens importantes do são: o cronograma físico, com a definição das metas a serem realizadas; o cronograma de desembolso, com as datas necessárias para transferência dos recursos; o plano de aplicação com detalhamento das aquisições necessárias para execução do projeto; e a matriz de responsabilidades, com as atribuições ligadas à iniciativa.

Com o Banco de Projetos, a APAE Nova Friburgo espera potencializar o processo de captação de recursos, diminuindo parte dos erros de execução e aumentando o montante de recursos captados. A ideia de estruturar os projetos torna a captação de recursos muito mais eficaz, uma vez que há um alinhamento com a estratégia governamental, uma agilidade na apresentação das propostas, bem como maior probabilidade de sucesso na celebração, execução e prestação de contas dos convênios de entrada e instrumentos congêneres.

Antes de elaborar proposta para uma oportunidade de captação de recursos, a gestão e coordenação da APAE poderá consultar este Banco em busca de projetos similares, facilitando o processo de qualificação para as transferências . É importante frisar que estes projetos deverão ser avaliados e adequados por cada setor que os utilizem, qual sejam: Saúde, Educação, Assistência Social, Cultura e Esporte a fim de que sejam adequados ao objeto e contexto de cada proposta a ser elaborada.

A ideia, então, é que os projetos apresentados para captar recursos na APAE Nova Friburgo– independentemente do concedente – estejam estruturados no Banco de Projetos, uma vez que a captação de recursos por meio de convênios de entrada e instrumentos congêneres pode ocorrer para execução de qualquer projeto, desde que demonstrado o interesse recíproco do proponente e concedente na execução da iniciativa. Além disso, é preciso que os aspectos essenciais que caracterizam um projeto sejam atendidos nas propostas, quais sejam:

• Organização temporária, com início, meio e fim;
• Conjunto de atividades previamente estabelecidas;
• Produção de entregas que podem ser bens e/ou serviços;
• Objetivo de atingir um propósito específico;
• Grupo de beneficiários previamente definidos; e
• Contribuição para solucionar um problema ou suprir uma necessidade. 

Além da necessidade de a proposta estar alinhada às características essenciais de um projeto, existem algumas vedações de itens a serem adquiridos com recursos de convênios ou de instrumentos congêneres, principalmente se o financiador do projeto for o governo federal. A vedações estão listadas a seguir:

• Realizar despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar;
• Pagar, a qualquer título, servidor ou empregado público, integrante de quadro de pessoal do órgão ou entidade da Administração;
• Utilizar os recursos para finalidade diversa da estabelecida no instrumento;
• Realizar despesa em data anterior à vigência do instrumento;
• Efetuar pagamento em data posterior à vigência do instrumento, salvo se o fato gerador da despesa tenha ocorrido durante a vigência do instrumento pactuado;
• Realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária;
• Transferir recursos para clubes, associações de servidores ou quaisquer entidades congêneres, exceto para creches e escolas para o atendimento pré-escolar;
• Realizar despesas com publicidade, salvo a de caráter educativo, informativo ou de orientação social, da qual não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal e desde que previstas no plano de trabalho; e
• Pagamento, a qualquer título, a empresas privadas que tenham em seu quadro societário servidor público da ativa, ou empregado de empresa pública, ou de sociedade de economia mista.

Nas próximas seções deste documento serão detalhas cada uma das opções e estratégias definidas na Figura 1 acima: Captação Internacional, Proposta Voluntárias Nacionais e Portfólio de Projetos de Emendas. A finalidade desse detalhamento é aumentar e otimizar a captação de recursos para execução de projetos.